Vladimir Milenković, IT stručnjak: Svaki stari mail ostavlja trag na okoliš

U svijetu u kojem se svakodnevno oslanjamo na digitalne alate i komunikaciju, rijetko
razmišljamo o tome koliko stvaramo digitalnog otpada koji postaje jedan od najvećih
zagađivača današnjice. Naime, svaki stari e-mail, neiskorišten dokument, zaboravljeni file u
oblaku doprinosi stvaranju digitalnog otpada koji, iako nevidljiv, ima vrlo negativan utjecaj
na okoliš. Vladimir Milenković, senior IT specijalista kompanije Nestlé u razgovoru ističe
važnost svjesnog upravljanja digitalnim sadržajima i zašto naše brisanje ima smisla.

Kako mislite da je danas svijest o digitalnom otpadu? Koliko su, prema vašem
mišljenju, ljudi i kompanije svjesni utjecaja korištenja digitalnih uređaja, online
komunikacije i pohrane podataka na naš okoliš?

U današnje vrijeme, svijest o digitalnom otpadu postaje sve važnija tema, ali i dalje postoji
značajan prostor za napredak. Mnogi pojedinci i kompanije počinju da shvataju utjecaj koji
korištenje digitalnih uređaja, online komunikacije i skladištenje podataka ima na životnu
sredinu. Na primjer, potrošnja energije potrebna za rad servera i digitalne infrastrukture
može doprinijeti značajnim emisijama ugljičnog-dioksida. Iako se svijest o ovoj temi
povećava, često je fokus na fizičkom otpadu mnogo veći nego na digitalnom. Digitalni otpad
često djeluje kao “tihi zagađivač”, jer njegovi efekti nisu odmah vidljivi, ali dugoročno mogu
imati ozbiljne posljedice. Važno je naglasiti da digitalni otpad, kao što su neiskorišteni
podaci i stari e-mailovi, može imati dugoročne posljedice na našu planetu, te je neophodno
da se svi angažiramo u smanjenju ovog otpada.

Prošle godine u sklopu inicijative „Čista umjetnost“ oslobođeno je oko 46 TB podataka.
Koliko je to značajno u smislu tehnologije te šta ta brojka znači iz vaše IT perspektive?

46 TB podataka koji su oslobođeni u okviru inicijative „Čista umjetnost“ predstavlja
značajan korak u smanjenju digitalnog otpada. Ova brojka može izgledati apstraktno, ali
kada je analiziramo iz IT perspektive, jasno je koliko je to važno. Oslobađanje ovako velike
količine podataka oslobađa prostor na serverima te smanjuje troškove održavanja
infrastrukture, uključujući troškove energije i hlađenja servera. Također, smanjenje količine
podataka može poboljšati performanse sistema, jer manje podataka znači brže pretrage i
lakši pristup relevantnim informacijama. Ne smijemo zanemariti generiranje digitalnog
otpada na „cloud“ rješenjima, jer to na kraju ima direktan uticaj na infrastrukturu koja
funkcionira u pozadini. U današnjem digitalnom okruženju, gdje se sve više oslanjamo na
servise u „digitalnog oblaku“ i obradu podataka, poput SharePoint servisa, važno je
razumjeti da svaki neiskorišteni ili nepotrebni podatak može povećati opterećenje na
serverima i smanjiti efikasnost sistema. Ovaj digitalni otpad zahtjeva dodatne resurse za
njegovo čuvanje, ali i može usporiti procese obrade podataka, što dovodi do dužih vremena
odziva i smanjenja produktivnosti. Stoga je ključno da organizacije aktivno upravljaju svojim
digitalnim resursima i redovno preispituju koje podatke zaista treba čuvati, kako bi se
osigurala optimalna funkcionalnost infrastrukture. Ova inicijativa također može poslužiti kao
inspiracija za sve kompanije da preispitaju svoje digitalne resurse i poduzmu slične korake.

Koliko je važno redovno brisanje nepotrebnih podataka? Je li to samo pitanje neke
urednosti ili zaista ima utjecaj na našu IT infrastrukturu?

Redovno brisanje nepotrebnih podataka je ključno za održavanje efikasnosti i sigurnosti IT
infrastrukture. Ovo nije samo pitanje urednosti ili organizacije, već ima direktan utjecaj na
performanse sistema. Kada se količina podataka smanji, to može poboljšati brzinu rada
servera i aplikacija, što automatski rezultira bržim i efikasnijim poslovnim procesima.
Smanjenje količine podataka može smanjiti troškove skladištenja, jer manje podataka znači
manje potrebnog prostora na serverima. Osim toga, može povećati sigurnost, jer manje
podataka znači manje potencijalnih ranjivosti koje bi mogle biti iskorištene od strane
hakerskih napadača. U tom smislu, redovno čišćenje podataka postaje preporuka, ali i
nužnost za svaku organizaciju. Ne smijemo zaboraviti i na problem čuvanja (tako zvani
„backup“) ovakvih podataka na kompanijskim serverima, jer ovakvo povećanje značajno
utječe na ukupne troškove održavanja, kao i na povećanje kompleksnosti u situacijama kada
se javljaju potrebe za vraćanjem (restorom) tih podataka sa backup medijuma.

Koliko jedan prosječan uredski zaposlenik „nevidljivo“ generira digitalnog otpada –
stari mailovi, duple datoteke itd.

Prosječan uredski zaposlenik može generirati značajnu količinu digitalnog otpada tokom
svakodnevnog rada. Ovaj otpad može uključivati stare e-mailove, duple datoteke,
neiskorištene aplikacije i još mnogo toga. Naime, mnogi zaposlenici često ostavljaju stare e-
mailove u svojim inboxima, misleći da će im možda zatrebati u budućnosti, dok u stvarnosti ti
e-mailovi samo zauzimaju prostor i otežavaju pretragu važnih informacija. Osim toga,
duplirani fajlove se često pojavljuju kada zaposleni preuzimaju ili kreiraju nove verzije
dokumenata, a da nisu svjesni postojanja prethodnih verzija. Ova akumulacija digitalnog
otpada može stvoriti velike probleme u dugoročnom upravljanju podacima, otežavajući
pristup relevantnim informacijama i povećavajući troškove skladištenja podataka. To dodatno
otežava posao nama IT stručnjacima, jer zahtijeva dodatno vrijeme, novac i opremu koja
mora biti uložena kako bi čitav sistem mogao nastaviti nesmetano da funkcioniše.

Šta biste savjetovali zaposleniku koji želi doprinijeti digitalnom čišćenju, a ne zna
odakle. Gdje je najlakše i najbrže osloboditi prostor?

Zaposlenicima koji žele doprinijeti digitalnom čišćenju savjetujem da započnu brisanjem
starih e-mailova i nepotrebnih dokumenata. Neka razmisle o tome zahtjeva li svaki proces
digitalni „trag“ u obliku e-mail poruke. U današnjem digitalnom svijetu, često imamo naviku
sve naše interakcije i odluke bilježiti putem e-maila, što može dovesti do preopterećenja
informacijama i stvaranja nepotrebnog digitalnog otpada. Važno je postaviti pitanje je li
svaki e-mail zaista neophodan ili može postojati efikasniji način dokumentiranja procesa. Na
primjer, za manje važne odluke ili komunikacije, možda bi bilo bolje koristiti brže i
jednostavnije alate za komunikaciju, kao što su instant poruke i drugi alati za kolaboraciju.
Time bismo smanjili količinu podataka koje čuvamo i povećali efikasnost i jasnoću u našim
komunikacijama. Ovo može biti prvi korak prema smanjenju digitalnog otpada. Osim toga,
preporučujem da pregledaju i organiziraju foldere na svom računalu, kao i da identificiraju i
obrišu duple dokumente. Postavljanje redovnih intervala za čišćenje može pomoći da se ovaj
proces učini rutinom (jednom mjesečno). Korištenje alata za upravljanje podacima može
pomoći u identifikaciji i brisanju nepotrebnih podataka . Jedan dobar primjer alata koji je
dostupan IT stručnjacima je „File Server Resource Manager“, koji može pomoći u
identifikaciji i čišćenju nepotrebnih podataka. Na kraju, važno je poticati kolege da sudjeluju
u ovom procesu, jer zajednički napori mogu značajno smanjiti količinu digitalnog otpada u
cijeloj organizaciji.

I za kraj jedno hipotetsko: kada biste mogli jednim klikom „počistiti“ samo jednu stvar
kod svih zaposlenika, šta bi to bilo i zašto?

Kada bih mogao jednim klikom „počistiti“ samo jednu stvar kod svih zaposlenih, to bi
vjerovatno bili stari e-mailovi i dokumenti koji više nisu relevantni. Ovaj korak bi značajno
smanjio količinu digitalnog otpada i omogućio zaposlenicima da se fokusiraju na važne
informacije koje su im potrebne za obavljanje posla. Osim toga, oslobađanje prostora u
inboxima može poboljšati efikasnost pretrage i olakšati komunikaciju unutar timova. U
današnjem svijetu, gdje je informacija previše, važno je imati pristup samo onim podacima
koji su relevantni i korisni, a ovaj hipotetički korak bi značajno doprinio tome cilju.